Ochrana osobních údajů a archivace v mzdové a personální agendě

Po příchodu obecného nařízení GDPR 25. května roku 2018 se poněkud změnil pohled na zpracování osobních údajů subjektů (osob). Tato problematika se pochopitelně týká i mzdové agendy a zpracovávání osobních údajů zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání atd. Kde potřebujete souhlas zaměstnance, kde ne nebo kde je tento souhlas dokonce nadbytečný? Používáte správné archivační lhůty u mzdových a personálních dokumentů? Součástí školení je také poskytnutí vzorů souhlasů, informačních povinností, piktogramů atd.

CO VÁM ŠKOLENÍ PŘINESE A KOMU JEJ DOPORUČUJEME?

Cílem školení je seznámit účastníky se všemi záležitostmi, jež jsou podstatné pro správné postupy při zpracování osobních údajů ve mzdové agendě. Je určeno pro začínající i pokročilé mzdové účetní, personalisty, případně vedoucí zaměstnance.

PROGRAM ŠKOLENÍ?

Ochrana osobních údajů
• Definice pojmů (osobní údaj, citlivý údaj, biometrický údaj, anonymní údaj, subjekt údajů, správce údajů, zpracovatel údajů, pověřenec)
• Zpracování osobních údajů, jejich uchovávání, archivace, výmaz (být zapomenut)
• Souhlas se zpracováním osobních údajů – kdy je nutný souhlas osoby ucházející se o zaměstnání
• Povinnosti při zpracování osobních údajů a citlivých údajů
• Externí zpracování mzdové a personální agendy – smlouva mezi správcem a zpracovatelem
• Pokyn (předpis) o osobních údajích ve mzdové a personální oblasti
• Práva subjektu údajů, záznam o instruktáži subjektu údajů týkající se informace o osobních údajích
• Likvidace osobních údajů
• Úřad pro ochranu osobních údajů – dozorový úřad: záznamy o zpracování osobních údajů včetně formy z kamerového systému, ochrana dokumentů obsahujících osobní údaje
• Přestupky, správní delikty
• Osobní spis, obsah spisu, ochrana osobních údajů v osobním spisu, inzerát a osobní údaje uchazeče o zaměstnání

Archivace dat
• Právní úprava, evidence, archivace (analogová a digitální) a vyřazování dokumentů, archivace vlastní a jiným subjektem, povinnosti vůči OSSZ
• Archivační lhůty jednotlivých dokumentů mzdové a personální agendy

Poznámka lektora
Jak dlouho máme archivovat evidenční listy důchodového pojistného a proč? Co když zaměstnanec skončí, jak dlouho můžeme archivovat jeho osobní spis, docházku, výplatní pásky? A proč? To jsou jen některé dotazy, které od účetních dostávám a možná si je kladete i vy. Pojďme si v nich udělat jednou pro vždy jasno.