Microsoft Outlook – efektivní management času a úkolů

Cílová skupina:
Kurz je určen pro uživatele Microsoft Outlook, kteří chtějí plně využít všechny možnosti tohoto programu.

Zaměření kurzu:
Kurz je určen i pro fundované uživatele, kteří se chtějí seznámit s technikami umožňujícími lépe zvládat běžné činnosti pracovního dne a zbavit se tak zbytečného stresu plynoucího ze špatné organizace času a úkolů. Cílem je jednak maximální zvýšení efektivity často prováděných akcí, jednak vytvoření dokonale přehledného systém organizace zpráv, událostí i úkolů. Nejprve si připomenete všechny oblasti, ve kterých lze Outlook použít jako účinného pomocníka. Přizpůsobíte si zobrazení jednotlivých složek tak, abyste nemuseli mezi složkami neustále přepínat. Naučíte se používat řadu klávesových zkratek a triků pro běžné činnosti. Komplexně zvládnete nastavení vlastností zpráv a tím zvýšíte úroveň jejich sledování a zpracování. Pro často prováděné úkony si vytvoříte účinný systém akcí „na kliknutí“ pomocí funkce Rychlé kroky. Zjistíte, jaké možnosti skýtá při správném použití konverzační zobrazení zpráv a jak ho spravovat. Vytvoříte si přehledný organizační systém zpráv, ve kterém bude snadné rozlišit zprávy vyžadující další zpracování od těch, které obsahují jen pasivní informace. Pro automatické třídění zpráv při příchodu či odeslání si nastavíte pravidla, plně respektující individuální zvyklosti a potřeby. Seznámíte se s řadou funkcí pro efektivnější uspořádání svého času s využitím složky Kalendář. Naučíte se rozlišovat, které události do kalendáře patří a které nikoli, jaké techniky využít pro rychlé zadávání událostí nebo jak mít pod kontrolou čas kolegů při pořádání schůzek, aniž byste je museli kontaktovat. Pro lepší přehlednost událostí použijete systém barevných kategorií, nejlépe v kombinaci s podmíněným formátováním. Naučíte se rozlišovat mezi úkolem a projektem a jak projekt zadat do složky Úkoly. Dovíte se, jak vytvářet úkoly s jasnou identifikací, a rozhodnete, které úkoly by měly být termínované a které nikoli. Zvládnete řadu triků pro rychlou konverzi zpráv či událostí na úkoly. Úkoly budete umět delegovat jiným osobám a sledovat jejich plnění přímo ze své složky Úkoly. Pro lepší organizaci přiřadíte úkolům kategorie, které speciálně pro ně nadefinujete. Na závěr si vytvoříte vlastní zobrazení složky Úkoly, umožňující rozlišit termínované a netermínované úkoly, či zobrazení seskupující úkoly podle projektů. Na závěr si upravíte zobrazení „Outlook Dnes“ a nastavíte si ho jako výchozí zobrazení. Tím získáte dokonalý přehled všech svých nadcházejících povinností hned po spuštění Outlooku, takže se snadno rozhodnete, čím svůj pracovní den nejlépe začít.

Předpokládané znalosti:
Znalosti na úrovni kurzu Microsoft Outlook – poštovní služby.

Program kurzu:
Outlook jako základní nástroj managementu času
- které parcovní aktivity je možno organizovat pomocí aplikace Outlook
- přizpůsobení zobrazení složek a konfigurace Panelu úkolů a Podokna čtení
- funkční klávesy a klávesové zkratky pro zvýšení výkonnosti práce
Efektivní používání elektronické pošty a její nastavení
- vlastnosti zpráv umožňující jejich lepší management a sledování
- zpracování elektronické zprávy versus provádění vyžadovaných akcí
- konverzační zobrazení jako nástroj rychlé orientace ve zprávách
Přehledná organizace poštovních složek
- organizace zpráv pomocí barevných kategorií a podmíněného formátu
- automatická organizace příchozích a odchozích elektronických zpráv
- automatická organizace zpráv v době nepřítomnosti
Organizace kalendáře
- události vhodné pro uložení do diáře
- osobní události a jejich organizace
- efektivní pořádání schůzek
- systém organizace kalendáře pomocí kategorie a popisků
- použití podmíněného formátu pro kategorizaci událostí
Účinné používání úkolů
- úkol versus projekt a podmínky zadání projektu
- kdy použít termínovaný a kdy netermínovaný úkol
- tvorba vlastního zobrazení
- delegování úkolu jiné osobě a jeho sledování
Nastavení aplikace Outlook po spuštění
- vlastní přizpůsobení stránky Outlook Dnes a její nastavení jako výchozí